سامانه پذیرش دانشجویان غیرایرانی

 سامانه پذیرش دانشجویان غیرایرانی

سامانه دانشجویان غیرایرانی با هدف ساماندهی و الکترونیکی کردن تمام امور دانشجویان غیرایرانی اعم از پذیرش، امور کنسولی، تمدید اقامت و ... طراحی شده است، در حال حاضر فرایند پذیرش دانشجو در سامانه راه اندازی شده است و امکان افزودن فرایندهای دیگر نیز وجود دارد. سامانه از چند بخش تشکیل می شود که شرح خدمات هر بخش در ادامه توضیح داده شده است.

بخش اول) سایت سامانه
1. صفحه اصلی سایت و تمامی صفحات داخلی به سه زبان: فارسی، عربی و انگلیسی طراحی شده است
2. قابلیت نمایش لیست رشته‌های مورد پذیر دانشگاه به سه زبان
3. امکان ثبت نام و ورود به پنل کاربران و پنل مدیران 
4. ارسال پیام در بخش‌های "تماس با ما" و "ارسال گزارش"

بخش دوم) پنل کاربران
1. امکان ثبت درخواست پذیرش در دانشگاه توسط کاربران
2. تمامی فعالیت‌ها و تغییر وضعیتی که بر روی یک درخواست انجام می‌شود، با ایمیل اطلاع رسانی می‌شود، در سامانه لاگ شده و کاربر می‌تواند گردش کار آن را در سامانه مشاهده نماید
3. قابلیت ارسال تیکت و گزارش اشکال توسط کاربران و دریافت پاسخ مدیر سامانه، تمامی پیام ها به صورت ایمیل نیز اطلاع رسانی می‌شود
4. مشاهده لیست رشته‌های مورد پذیرش در دانشگاه
5. مشاهده لیست خدمات یا درخواست هایی که کاربر انجام داده است

بخش سوم) پنل مدیریت 
کاربران:
1. امکان مشاهده لیست کاربران
1. قابلیت دریافت لیست کاربران در قالب فایل پی‌دی‌اف و اکسل
2. امکان ویرایش اطلاعات کاربران، تغییر کلمه عبور، تغییر وضعیت کاربران و ورود به حساب کاربران توسط مدیر سامانه
3. قابلیت انجام انواع فیلتر بر روی لیست کاربران و دریافت گزارش مورد نظر
پیام‌ها:
4. مشاهده لیست پیام‌ها در سه دسته: تیکت‌ها، تماس با ما، گزارش اشکال
5. قابلیت تغییر وضعیت یک تیکت و ارسال پیام به صورت نامحدود توسط مدیر سامانه
6. به ازای هر پیامی که در سامانه ثبت می شود، ایمیل اطلاع رسانی نیز ارسال می‌گردد
رشته های تحصیلی:
7. امکان افزودن رشته تحصیلی و همچنین ویرایش و حذف رشته‌های موجود
8. به ازای هر رشته تحصیلی امکان مشخص کردن پردیس، کد رشته، وضعیت پذیرش (در سه مقطع کارشناسی، ارشد و دکتری)، فعال/غیرفعال نمودن، تعریف عنوان و گرایش رشته به سه زبان
9. امکان مشاهده لیست رشته‌ها و وضعیت پذیرش هر رشته در سه مقطع تحصیلی
10. قابلیت دریافت لیست رشته‌ها در قالب فایل پی‌دی‌اف و اکسل
11. قابلیت انجام انواع فیلتر بر روی لیست رشته‌ها و دریافت گزارش مورد نظر
فایل ها:
12. قابلیت تعریف انواع فایل در سامانه و دریافت سند مربوطه از کاربر به صورت داینامیک
13. برای هر نوع فایلی که در سامانه تعریف می‌شود، می‌توان ویژگی هایی مثل عنوان فایل به سه زبان، فرمت فایلی مورد قبول (png,gif,jpg,jpeg,doc,docx,xls,xlsx,pdf,rar,zip text)، حداکثر حجم قابل قبول برای فایل، حداکثر تعداد فایل‌های مشابه قابل قبول، ترتیب نمایش و استفاده از قالب تصویر برای نمایش تصاویر
14. امکان دسته بندی نوع فایل‌های تعریف شده وجود دارد و می‌توان برای هر دسته حداکثر حجم قابل قبول تعریف کرد
15. امکان آپلود فایل در سامانه و دریافت لینک دانلود توسط مدیر به صورت نامحدود
دیگر موارد:
16. قابلیت تنظیم و ویرایش تمامی لیست‌های کشویی سامانه به سه زبان توسط مدیر
17. فهرست لیست‌های کشویی به شرح ذیل می‌باشد: جنسیت، مقاطع تحصیلی، زبان‌ها، وضعیت تاهل، انواع مقالات، کشورها، رابطه فامیلی و پردیس‌ها
18. قابلیت تنظیم و ویرایش انواع وضیعت‌های مربوط به یک فرایند
19. قابلیت دسته‌بندی وضعیت‌ها و تنظیم نمایش ترتیب آن‌ها در لیست کشویی
20.  امکان تعریف و ویرایش برگه و لینک به صورت نامحدود
21. برای هر برگه این قابلیت وجود دارد که عنوان و محتوا به سه زبان تعریف شود، فعال/ غیرفعال کردن نمایش برگه در منو اصلی سایت، مشخص کردن ترتیب نمایش برگه ها در منو و تغییر لینک به آدرس دلخوا توسط مدیر سامانه
22. امکان فعال/غیرفعال کردن نمایش زبان ها توسط مدیر سامانه
23. تمامی نوشته‌ها اعم از متن‌ها، پیام‌ها، منوها و ... در سامانه به سه زبان قابل ویرایش هستند
24. برای هر نوشته امکان دسته‌بندی، فعال/غیرفعال کردن و تعریف تولتیپ به سه زبان وجود دارد
25. امکان قراردادن راهنما برای تمامی فیلدهای اطلاعاتی به سه زبان
26. امکان افزودن یک زبان جدید به سامانه در صورت نیاز

بخش چهارم) فرایند‌ها: 
سامانه به صورت فرایند محور طراحی شده است، به طوری که می‌توان به صورت نامحدود فرایندهای مختلف طراحی کرد و در سامانه قرارداد بدون اینکه بر بخش دیگر تاثیر داشته باشد، در حال حاضر تنها یک فرایند به نام "پذیرش دانشجویان" در 10 گام طراحی شده است که در ادامه به صورت تیتروار عملیات مربوط به هر گام توضیح داده می‌شود:
گام 1) اطلاعات شخص
شامل اطلاحات سجلی، تابعیت، آدرس، ایمیل، تلفن و ... می‌باشد که در مجموع 28 فیلد اطلاعاتی می باشد.
گام 2)  انتخاب اولیت‌ها تحصیلی
در این گام مقطع تحصیلی، اولویت اول تا سوم رشته، دلیل انتخاب دانشگاه و ... از داوطلب دریافت می‌شود.
گام 3) اطلاعات تحصیلی
در این گام اطلاعات مقاطع تحصیلی قبلی دانشجو دریافت می‌شود، این اطلاعات بسته به مقطع انتخاب شده در گام 2 به صورت اختیاری یا الزامی برای کاربر نمایش داده می‌شود. امکان افزودن مقطع تحصیلی اضافه نیز وجود دارد.
گام 4) وضعیت زبان خارجی
در این گام وضعیت تسلط داوطلب بر زبان‌های فارسی، انگلیسی، عربی به صورت الزامی دریافت می‌شود، علاوه بر آن امکان افزودن زبان خارجی جدید نیز وجود دارد.
گام 5) اطلاعات معرفان و داوران
در این گام اطلاعات معرفان از داوطلب دریافت می‌شود، این اطلاعات شامل نام و نام خانوادگی، ارتباط، ایمیل و ... می‌باشد.
گام 6) کارنامه علمی
در این گام لیست مقالات، کتاب‌ها، پایان نامه و ... داوطلب دریافت می‌شود. داوطلب می‌توان به تعداد دلخواه رکورد ایجاد کند.
گام 7) آشنایان ایرانی
در صورتی که داوطلب در ایران، دوست یا آشنایی دارد، می‌تواند اطلاعات او شامل نام و نام خانوادگی، ایمیل، تلفن، آدرس و ... را وارد نماید.
گام 8) اطلاعات خانواده
در صورتی که داوطلب متاهل باشد، لازم است تا اطلاعات همسر و فرزندان خود را وارد نماید.
گام 9) آپلود فایل ها
در این گام تمامی فایل‌هایی که در بخش ادمین، تعریف شده است، نمایش داده می‌شود و لازم است تا داوطلب با توجه به نوع آن، فایل مربوطه را آپلود کند.
گام 10) پیش نمایش اطلاعات
در این گام تمامی اطلاعات وارد شده توسط داوطلب نمایش داده می‌شود و در صورت تایید، درخواست ثبت می‌شود.

عملیات‌های مدیر سامانه، مربوط به فرایند 1 ( پذیرش دانشجو)
1- امکان مشاهده تمامی اطلاعات وارد شده توسط داوطلب
2- در صورتی که اطلاعات ناقص باشد، امکان برگشت درخواست داوطلب، توسط مدیر سامانه وجود دارد
3- امکان تایید یا رد اطلاعات و تغییر وضعیت درخواست
4- برای هر تغییر وضیعتی که بر روی یک درخواست اعمال می‌شود، توضیحات از مدیر سامانه دریافت می‌شود و با ایمیل به کاربر اطلاع رسانی می‌شود
5- تمامی تغییر وضعیت‌ها و توضیحات در سامانه لاگ شده و قابل مشاهده توسط مدیر و کاربر می‌باشد
6- امکان ارسال ایمیل تایید برای تمامی معرفان و داوران، که در گام 5 اطلاعات آن‌ها گرفته شده است، وجود دارد
7- امکان دریافت نظر داوران و ثبت در سامانه و اطلاع رسانی با ایمیل به داوطلب
8- امکان مشاهده تمامی ایمیل های ارسال شده توسط مدیر سامانه و همچنین مشاهده پاسخ داوران به هر ایمیل ارسالی

و ...